GDPR u sportskim klubovima: Jeste li sigurni da vaš klub posluje u skladu s pravilima?

Sportski klubovi svakodnevno obrađuju veliku količinu osobnih podataka – od imena i prezimena igrača, članova i roditelja do fotografija, kontakata, podataka o djeci, evidencija članstva i dokumentacije potrebne za natjecanja. Posebno osjetljivo područje predstavlja rad s maloljetnim sportašima. Upravo zato GDPR nije tema rezervirana samo za velike tvrtke – odnosi se i na sportske klubove.

Članovi uprava sportskih klubova često su usmjereni na natjecanja, financiranje, trenere, igrače, sponzore i organizaciju utakmica. Administrativne obveze ostaju u drugom planu.

Među njima se nerijetko nalazi i zaštita osobnih podataka.

Problem nastaje kada klub zaprimi zahtjev osobe čije podatke obrađuje, doživi incident s osobnim podacima ili se suoči s nadzorom, a tek tada počne razmišljati o tome ima li potrebne GDPR procedure i dokumentaciju.

Koliko osobnih podataka zapravo obrađuje jedan sportski klub?

Već i relativno mali klub može raspolagati podacima stotina osoba.

Tu mogu biti podaci:

• igrača i igračica
• djece u školama sporta
• roditelja i skrbnika
• trenera i drugih stručnih osoba
• zaposlenika i suradnika
• članova kluba
• volontera
• sponzora i poslovnih partnera
• posjetitelja internetske stranice
• pratitelja i sudionika aktivnosti na društvenim mrežama

Klubovi također objavljuju fotografije i videosnimke s treninga, utakmica, turnira i drugih događanja.

Posebnu pažnju potrebno je posvetiti situacijama u kojima se obrađuju podaci djece i drugih maloljetnih osoba.

Fotografije djece na Facebooku i Instagramu – jeste li uredili pravnu osnovu?

Sportski klubovi danas gotovo ne mogu funkcionirati bez digitalne komunikacije.

Rezultati, fotografije, najave utakmica i informacije o mlađim kategorijama svakodnevno završavaju na Facebooku, Instagramu, TikToku, internetskim stranicama i drugim kanalima.

Ali činjenica da je netko član kluba ne znači automatski da klub može svaki njegov osobni podatak koristiti u bilo koju svrhu.

Klub mora znati koje podatke obrađuje, zašto ih obrađuje, na kojoj pravnoj osnovi, koliko ih dugo čuva i kome ih eventualno prosljeđuje.

Posebno je važno pravilno urediti objavljivanje fotografija i videosadržaja, osobito kada su u pitanju djeca.

GDPR nije samo jedna privola

Jedna od čestih pogrešaka jest poistovjećivanje GDPR-a s obrascem privole.

Privola može biti samo jedan dio sustava zaštite osobnih podataka.

Klub treba sagledati cjelokupan proces obrade podataka: od trenutka prikupljanja podataka člana ili sportaša, preko njihovog korištenja i pohrane, do brisanja kada više ne postoji odgovarajuća svrha ili pravna osnova za njihovo čuvanje.

Potrebno je urediti i pitanja pristupa dokumentaciji.

Tko u klubu ima pristup podacima?

Predsjednik? Tajnik? Trener? Računovođa? Vanjski suradnik?

Postoje li pravila?

Upravo takva pitanja pokazuju da GDPR nije samo dokument koji se jednom potpiše i spremi u registrator.

Poseban oprez potreban je kod rada s djecom

Za sportske klubove ovo je jedno od najvažnijih područja.

Veliki broj klubova ima škole sporta i mlađe dobne kategorije te svakodnevno obrađuje osobne podatke maloljetnih osoba.

Zato bi svaki klub trebao pregledati kako prikuplja podatke djece, koje podatke stvarno treba, tko im može pristupiti, koliko dugo ih čuva te na koji način koristi fotografije i videosnimke.

Podaci ne bi trebali biti dostupni većem broju osoba nego što je potrebno.

Što bi sportski klub trebao urediti?

Ovisno o konkretnom načinu rada, organizaciji i vrstama obrada, GDPR dokumentacija i procedure sportskog kluba mogu obuhvaćati interne politike i pravila zaštite osobnih podataka, evidencije aktivnosti obrade, informacije za članove, sportaše i roditelje, odgovarajuće obrasce privola kada je privola primjerena pravna osnova, pravila korištenja fotografija i videosnimki, rokove čuvanja dokumentacije, postupanje po zahtjevima ispitanika, postupanje u slučaju povrede osobnih podataka te odnose s vanjskim izvršiteljima obrade.

Dokumentacija pritom treba odgovarati stvarnom načinu rada konkretnog kluba, a ne postojati samo formalno.

Koliko vaš klub riskira ako GDPR potpuno zanemari?

GDPR predviđa značajne upravne novčane kazne za povrede njegovih odredbi. Međutim, za sportski klub financijska sankcija nije jedini mogući problem.

Jednako ozbiljan može biti gubitak povjerenja članova i roditelja.

Zamislimo situaciju u kojoj dokument s osobnim podacima djece završi kod neovlaštene osobe ili se fotografije koriste bez prethodno uređenih pravila.

Za lokalni klub koji svoj rad temelji na povjerenju zajednice reputacijska šteta može biti izuzetno ozbiljna.

GDPR paket za sportske klubove

Želite urediti GDPR dokumentaciju svog sportskog kluba?

Pripremljen GDPR paket za sportske klubove namijenjen je klubovima koji žele sustavno urediti područje zaštite osobnih podataka i imati pripremljenu dokumentaciju prilagođenu specifičnostima sportskih organizacija.

Umjesto traženja različitih obrazaca i pokušaja samostalnog sastavljanja dokumentacije, klub može na jednom mjestu dobiti strukturirani paket potrebnih GDPR dokumenata i evidencija.

Napomena: opseg potrebne dokumentacije i obveza ovisi o konkretnim obradama osobnih podataka pojedinog sportskog kluba. Samo posjedovanje predložaka dokumentacije ne jamči automatsku usklađenost ako se procedure ne primjenjuju u praksi.

Nemojte čekati problem da biste počeli uređivati zaštitu podataka

GDPR ne bi trebalo promatrati samo kao još jednu administrativnu obvezu.

U sportskom klubu zaštita osobnih podataka prije svega znači odgovoran odnos prema članovima, igračima, roditeljima, trenerima i posebno prema djeci.

Klubovi od sportaša traže disciplinu, odgovornost i poštivanje pravila.

Jednaku razinu odgovornosti trebali bi pokazati i prema njihovim osobnim podacima.

Provjerite GDPR dokumentaciju svog kluba i uredite područje zaštite osobnih podataka prije nego što problem pokaže što je nedostajalo.